Письменное обращение
Порядок работы с письменными обращениями граждан
1. Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется отдельно от общего делопроизводства.2. Все обращения, поступающие в учреждение, регистрируются в день поступления. При заполнении регистрационной карточки обязательно указывается:
- в графе «Номер» проставляется порядковый номер обращения;
- в графе «Дата поступления» проставляется дата получения и регистрации;
- в графе «Корреспондент» указывается фамилия, имя, отчество гражданина и адрес для отправки ответа на обращение;
- в графе «Краткое содержание» излагается краткое содержание обращения;
- в графе «Резолюция» ставится подпись (с расшифровкой фамилии) должностного лица (либо его помощника), получившего обращение для рассмотрения и подготовки ответа;
- регистрационная карточка ставится на контроль в соответствии с установленными законодательством РФ сроками.
4. Поступившие обращения докладываются руководству в день их поступления. Обращения граждан, не требующие доклада руководству учреждения, направляются для исполнения в структурные подразделения. Руководители структурных подразделений учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и передачу исполнителю в день поступления, а так же осуществляют контроль за качественным исполнением. Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с ним всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
5. Письменное обращение, поступившее в учреждение, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, учреждение вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
6. Ответ на обращение подписывается руководителем либо уполномоченным на то лицом.
7. Регистрация ответов на обращения гражданина и формирование дел осуществляется администрацией учреждения. При регистрации ответа заявителю, на письме проставляется регистрационный номер.
8. Ответ на обращение, поступившее в учреждение в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
9. Устные обращения граждан (личный прием) в учреждении проводится руководителем и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
- При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
- Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
- Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном российским законодательством.
- В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию руководства учреждения, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
- В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.